Một trong những nỗi lo và thất thoát lớn nhất trong hoạt động kinh doanh khách sạn đó chính là bộ phận tiếp tân. Nó không chỉ làm thất thoát doanh thu mà còn gây mất lòng tin của khách hàng dẫn đến tình trạng ngày càng ế ẩm. Hãy tham khảo những mánh khoé gian lận phổ biến nhất của tiếp tân và cách khắc phục

1. Tính tiền quá giá qui định hoặc giảm giá ảo:

Tình trạng diễn ra phổ biến ở những khách sạn với việc quản lý lỏng lẻo và giá cả linh động. Với việc linh động giá, tiếp tân thường xuyên ghi vào sổ giá thấp hơn giá thực tế tính cho khách. Thậm chí kê giá cao hơn giá qui định của khách sạn.

Hậu quả: Ngoài việc thoát thoát doanh thu của bạn còn làm mất đi sự hài lòng của khách hàng. Dẫn đến tình trạng kinh doanh của khách sạn ngày càng ế ẩm. Chưa kể bạn thường xuyên bị làm phiền chỉ vì những câu hỏi hay áp lực từ chính tiếp tân đại loại như: "Khách muốn giảm giá hơn?. Nếu anh không đồng ý thì mất khách ráng chịu "

Khắc phục: Ngoài việc thường xuyên kiểm tra và giám sát chặt chẽ hơn. Bạn phải xây dựng một chính sách giá càng rõ ràng, minh bạch, chỉ thay đổi giá vào các mùa chứ không nên linh động giá trong ngày. Nên kèm bản giá cùng qui định giá rõ trong từng phòng và không nên thiếu ở quầy tiếp tân, nơi mà khách hàng dễ dàng quan sát được. Ngoài ra phần mềm quản lý khách sạn cũng là lựa chọn tốt. Đặc điểm của phần mềm (phan mem quan ly khach san) là qui định giá rõ ràng, chặt chẽ cũng như tuỳ chọn linh động cao mà không gây phức tạp và khó khăn cho tiếp tân. Lắp đặt Camera không phải cách tốt và đầu tiền để giải quyết vấn đề này.

2. Không ghi sổ sách: 

Dù bạn có kiểm tra chặt chẽ nhưng không cách gì bạn kiểm tra 24/24 được. Nhất là đối với khách sạn cho thuê theo giờ. 

Hậu quả: Thất thoát lớn nhất thường ở mục này nếu không quản lý chặt chẽ. Ngoài ra bạn phải tốn nhiều thời gian công sức cho việc quản lý. Thậm chí bạn phải làm thế công việc của một tiếp tân mặc dù công việc này chỉ cần thuê nhân viên với mức chưa tới 3tr/tháng

Khắc phục: Thường xuyên kiểm tra không phải là cách tốt nhất. Hãy thực hiện theo thứ tự sau đây: 

 - Xuất hoá đơn cho khách hàng: Đây là cách tốt nhất vì khách hàng sẽ giám sát số tiền họ trả, khi đó tiếp tân sẽ cảm thấy trở ngại nếu phải bắt khách hàng trả hơn những gì trên hoá đơn. Kiểm tra kỹ số hoá đơn xuất ra. Bạn sẽ làm điều này dễ dàng và chặt chẽ hơn nếu sử dụng một phần mềm quản lý khách sạn.

 - Ghi lại nhật ký khách hàng: 

 - Kiểm tra bất ngờ

 - Lắp đặt Camera

3. Các mánh khoé phổ biến khác: Không ghi đầy đủ dịch vụ, ghi thủ tục trả phòng trước thực tế, tính phụ thu và không ghi sổ, cấu kết với bảo vệ để qua mặt quản lý

Khắc phục: Xuất hoá đơn trong trường hợp này vẫn là biện pháp tốt nhất.